Les logiciels et applications de géolocalisation sont peu chers et très faciles à installer. D'ailleurs, de nombreux objets connectés et voitures en sont équipés. Mais peuvent-ils être utilisés par les entreprises pour suivre tous les déplacements de leurs salariés? Peuvent-ils faire office de logiciels espions? Cette pratique est certes légale, mais très encadrée pour respecter au mieux la vie privée des employés.

On compte au total deux types de géolocalisation pour les salariés :

• Géolocalisation par GPS : cette solution permet de donner l’emplacement exact et de suivre en temps réel un véhicule utilisé par un employé.
• Géolocalisation par GSM : cette fonctionnalité permet de connaître et suivre en temps réel la position d’un employé grâce à son smartphone.

La géolocalisation permet de suivre des déplacements en temps réel. On trouve des logiciels installés dans des voitures, tablettes, smartphones et autres objets connectés. Ils peuvent notamment être mis en place par des employeurs pour suivre leurs salariés qui utilisent du matériel de société. Ces données peuvent être utilisées pour: 

• assurer la sécurité des salariés et/ou des marchandises (dans le cas d'un vol de véhicule par exemple);
• assurer et justifier une prestation de transport de personnes (comme pour une ambulance qui doit facturer à l'Assurance maladie);
• optimiser ses activités et réduire ses coûts (en contactant le véhicule le plus proche d'un lieu d'intervention en urgence);
• faire respecter une obligation légale ou réglementaire (comme le temps de conduite d'un chauffeur routier);
• contrôler le temps de travail d'un salarié.

Quelles sont les règles à respecter?

• L’employeur ne doit pas géolocaliser le salarié sur son temps personnel.
• L’employeur ne doit pas contrôler la vitesse de circulation du salarié pendant qu’il conduit car ces infractions sont réservées aux autorités judiciaires.
• La géolocalisation pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail du salarié est interdite.
• L’employeur n’est pas autorisé à géolocaliser les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.

Alors que les logiciels de surveillance sont de plus en plus utilisés dans les entreprises, la géolocalisation reste très encadrée. Elle ne peut pas être utilisée pour surveiller un salarié en permanence par exemple, ni pour contrôler le respect des limitations de vitesse s'il s'agit d'un véhicule. Elle ne peut pas non plus être employée si un autre dispositif de contrôle du temps de travail existe, comme l'a précisé la Cour de cassation (19-12-2018, n° 17-14.631).

Les obligations de la CNIL

Si un employeur souhaite installer un système de géolocalisation pour surveiller l’activité de ses salariés, il doit suivre certaines obligations de la CNIL :

• L’employeur doit consulter avant les représentants du personnel pour les informer de ce choix.
• Chaque salarié doit être prévenu avant l’installation du dispositif de géolocalisation grâce à un courrier remis en main propre et également une affiche au sein de l’entreprise.
• L’employeur a la possibilité de désactiver le système de géolocalisation si le véhicule du salarié dans un cadre non-professionnel.
• Les données de localisation des salariés sont conservées pendant 2 mois au maximum.
• L'employeur doit informer ses salariés des destinataires de ses données, du dispositif légal sur lequel il s'appuie, du but poursuivi et de son droit à refuser cette géolocalisation. Le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé lorsque le salarié n'est plus sur ses heures de travail ou qu'il utilise son matériel à des fins personnelles. Sachez néanmoins que l'employeur peut contrôler le nombre et la fréquence de désactivations pour sanctionner d'éventuels abus.

Les sanctions

Si les règles en termes de géolocalisation ne sont pas respectées par l’employeur, la CNIL ou les tribunaux peuvent sanctionner de deux façons. En matière civile : une absence de déclaration engendre une inopposabilité des données de géolocalisation.
En matière pénale : si l’employeur ne déclare pas son dispositif de géolocalisation, il peut encourir à 5 ans de prison et 300 000 € d’amende.

Bon à savoir : depuis le 25 mai 2018 avec l’entrée du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), l’employeur n’est plus obligé de déclarer le système de géolocalisation à la CNIL.