Ne gardez pas tout pour vous! En tant que manager, il y a sûrement certaines de vos tâches que vous pouvez transmettre à vos collaborateurs. Vous vous concentrerez ainsi sur des missions essentielles et organiserez mieux votre temps. En parallèle, vous impliquerez davantage votre équipe dans des projets intéressants, vous la responsabiliserez. En déléguant, vous pouvez optimiser la productivité et la performance de tous (de vos collaborateurs comme de vous-même). Déléguer est donc bénéfique à plus d’un titre.

Si vous hésitez encore à franchir le pas, posez-vous quelques questions:

-   Tel collaborateur pourra-t-il apporter une vision différente à tel projet?

-   Si je me libère du temps sur telle mission, est-ce que je ne serai pas plus efficace sur telle autre, plus stratégique encore à mon poste?

-   Untel n’a-t-il pas les compétences nécessaires pour me remplacer sur telle tâche? Ne mérite-t-il pas d’être valorisé?

-   Cette tâche sera-t-elle récurrente?

-   Est-ce que je souhaite favoriser la prise d’initiatives dans mon équipe?

Bien sûr, l’objectif n’est pas de vous décharger de l’intégralité de vos missions. Commencez par confier de petits travaux comme de l’achat de matériel, par exemple. Si l’essai s’avère concluant, alors lancez-vous et déléguez!

Identifier les priorités

Avant de déléguer, il est nécessaire d’analyser les tâches possibles à déléguer. Si vous confiez une mission à un tiers, qu’est-ce que cela implique? Quel est le rôle de cette mission dans le fonctionnement global du service ou de l’entreprise? Relève-t-elle de votre poste ou peut-elle être transférée?

Dressez la liste de vos tâches les plus fréquentes. Associez-y les compétences requises: vous pouvez tout à fait déléguer des travaux d’une certaine importance s’ils sont récurrents et si vous estimez que l’un de collaborateurs a les épaules pour les mener à bien. De même, un membre de votre équipe a pu manifester l’envie de gagner en responsabilité ou de prendre en charge telle tâche. C’est peut-être le moment d’accéder à ses souhaits.

Connaître son équipe

Pour déléguer en toute sérénité, vous devez vous assurer que la personne à qui vous confiez la mission possède toutes les compétences nécessaires. Cela suppose donc de connaître les forces et les faiblesses de chacun. Cela n’est pas immuable: peut-être que l’un de vos collaborateurs est la personne la plus motivée pour accomplir telle tâche, mais qu’il lui manque une formation sur un ou deux points clés pour la mener à bien. Explorez son potentiel! Déléguer, c’est aussi permettre à vos équipes de monter en compétences.

Fournir un cadre clair

Pour que le collaborateur qui gagne en responsabilité ne soit pas perdu, vous devez lui fixer des objectifs (échéance, résultats attendus, etc.) et lui donner des informations (contexte, explications pour réussir le travail, outils nécessaires, etc.).

Vous devez aussi trouver un juste équilibre. Evitez de décrire en détails comment, vous, vous feriez, mais ne lâchez pas non plus votre collaborateur dans le grand bain sans quelques indications. Proposez-lui de reformuler votre demande avec ses mots pour vous assurer que tout est compris. De plus, soyez patient: ce qui vous semblait facile peut être plus impressionnant pour le collaborateur désigné. Accompagnez-le et répondez à toutes ses questions. Comme indiqué précédemment, vous devrez peut-être même le former. Voyez-le comme un investissement: votre collaborateur s’impliquera davantage et verra sa motivation renforcée.

Communiquer

 Pas de délégation sans suivi régulier. Organisez des points où vous échangerez avec vos collaborateurs pour connaître leur avancement et leurs difficultés éventuelles. La communication doit aller dans les deux sens: d’une part, vous devez faire un retour sur leur travail pour éventuellement les aider à rectifier le tir ou les conforter dans leur manière de faire. D’autre part, vous devez écouter leurs retours: ont-ils tous les renseignements nécessaires? Ont-ils besoin de ressources supplémentaires? Reste-t-il des zones d’ombres qui les empêchent d’avancer correctement?

Faire confiance

Déléguer suppose évidemment un minimum de confiance en l’autre. Oubliez tout management autoritaire. C’est le moment de laisser vos collaborateurs exprimer leurs compétences et de faire preuve d’autonomie. Vous pourrez toujours vérifier le travail accompli mais, en attendant, prenez du recul. Acceptez aussi que vos collaborateurs puissent déployer d’autres méthodes que la vôtre: tant que le résultat attendu est là, n’est-ce pas ce qui compte? D’ailleurs, si vous êtes satisfait, dites-le. Les feedbacks positifs sont toujours appréciés.

 Enfin, pour que la délégation soit réussie, vous devez y croire vous-même! Arrêtez de vous dire que vous irez plus vite en faisant tout, tout seul. Acceptez de vous reposer (un peu) sur l’autre, sans tomber dans l’effet inverse. L’écueil est en effet de vous décharger de tout, en considérant que quelqu’un d’autre prendra les risques à votre place. En tant que manager, vous conservez la responsabilité du résultat final.